Woran erkennen Sie, dass für Ihren Prozess ein fester Ablauf mit KI-Schritten reicht?

Wenn Ihnen ein Anbieter einen „KI-Agenten“ für die Eingangsrechnung oder die Kundenanfrage anbietet, hilft eine einfache Bitte: Lassen Sie sich den Ablauf auf ein Blatt zeichnen, Schritt für Schritt, mit Pfeilen. Wie dieses Blatt aussieht, entscheidet, was Sie tatsächlich kaufen. Dieser Beitrag gibt Ihnen das Raster, mit dem Sie das Blatt lesen.

Was sagen die Hersteller selbst über den Unterschied?

Anthropic beschreibt in seinem Engineering-Leitfaden „Building effective agents“ (19.12.2024) Workflows als Systeme, in denen Sprachmodelle und Werkzeuge über vorab festgelegte Code-Pfade gesteuert werden. Bei Agenten steuert das Modell dagegen Ablauf und Werkzeugeinsatz dynamisch selbst. Microsoft beschreibt im Azure Architecture Center die sequenzielle Orchestrierung: KI-Agenten laufen in einer vorab festgelegten, linearen Reihenfolge, und welcher Agent als Nächster dran ist, legt der Workflow deterministisch fest, nicht die Agenten. Google Cloud beschreibt im Architecture Center das Sequential Pattern als Ablauf nach vordefinierter Logik, ohne ein KI-Modell zur Steuerung der Teilschritte zu befragen. Als Nachteil nennt Google, dass die starre Struktur die Anpassung an wechselnde Bedingungen erschwert.

Meine Bewertung, aus unserer Sicht und ohne Anspruch auf eine allgemeine Regel: Für Ihre Entscheidung zählt, wer den nächsten Schritt bestimmt. Bestimmt ihn Ihr Code, würden wir von einem festen Ablauf sprechen, auch wenn mehrere KI-Bausteine darin arbeiten. Ob das Angebot „Agent“ heißt, sagt über diese Frage zunächst nichts aus.

Welche vier Fragen entscheiden?

Vorab gelten fünf Grundfragen: Existiert das Problem überhaupt? Wie groß ist es wirklich? Was ist die eigentliche Ursache? Muss es überhaupt gelöst werden? Ist KI dafür die richtige Antwort? Wer hier bei einer Frage kippt, hat ein Ergebnis: nichts verändern. Erst danach lohnt das Raster, meine eigene Bewertung:

1. Lässt sich der ganze Ablauf vorab zeichnen? Wenn ja, spricht alles für einen festen Ablauf. Anthropic nennt diesen Ansatz ideal, wenn sich die Aufgabe sauber in feste Teilaufgaben zerlegen lässt.
2. An welchen Stellen braucht ein Schritt Sprachverständnis? Nur dort gehört ein KI-Schritt hin, etwa um eine Mail einzuordnen oder einen Antwortentwurf zu schreiben. Alles andere ist normale Software.
3. Hängt der nächste Schritt davon ab, was das System unterwegs erst herausfindet? Nur dann kommt ein Agent in Betracht. Anthropic sieht Agenten für offene Probleme, bei denen sich die Zahl der Schritte kaum vorhersagen lässt und kein fester Pfad vorgegeben werden kann.
4. Fällt ein Fehler auf, bevor er Folgen hat, und wer gibt frei? OWASP rät im Projekt zu „Excessive Agency“ (Top 10 für LLM-Anwendungen 2025), folgenreiche Aktionen von einem Menschen freigeben zu lassen und Berechtigungen in den nachgelagerten Systemen zu prüfen, statt das Modell darüber entscheiden zu lassen.

Die Fragen 1 und 2 trennen die technische Machbarkeit: Was lässt sich bauen? Die Fragen 3 und 4 berühren den wirtschaftlichen Nutzen und das Risiko: Was kostet die Selbstständigkeit, und was passiert, wenn sie danebengeht?

Wie schneiden die drei Optionen ab?

Nichts verändern. Vorteil: keine Kosten und kein neues Risiko. Nachteil: Ein echter Engpass bleibt bestehen. Gartner empfiehlt laut silicon.de (25.06.2025), agentische KI nur dort einzusetzen, wo sie einen klaren Mehrwert oder einen belegbaren ROI liefert. Gleiche Logik gilt für jede andere Investition. Wer den Engpass nicht beziffern kann, hat noch keinen Fall.

Fester Ablauf mit einzelnen KI-Schritten. Vorteil: Laut Anthropic bieten Workflows Vorhersagbarkeit und Konsistenz für klar definierte Aufgaben. Sie sehen, welcher Schritt wann lief, und können jeden Schritt einzeln prüfen. Nachteil: Sonderfälle müssen Sie vorab einbauen oder an Mitarbeitende übergeben, und jede Prozessänderung ist eine Änderung am Ablauf. Das ist die starre Struktur, die auch Google nennt.

Agent. Vorteil: Er kommt mit Fällen zurecht, die sich nicht vorab beschreiben lassen. Nachteil: Laut Anthropic bedeutet die autonome Natur von Agenten höhere Kosten und die Gefahr sich verstärkender Fehler. Agentische Systeme tauschen oft Latenz und Kosten gegen bessere Aufgabenleistung. Bitkom-Präsident Ralf Wintergerst sagt in der Presseinformation vom 14.09.2026, ein eigenständig handelnder Agent brauche verlässliche Daten, verbundene Systeme und Regeln, was er darf und was er lassen muss. Meine Bewertung: Diese Voraussetzungen kosten Geld, bevor der erste Fall läuft.

Meine Empfehlung: Der feste Ablauf mit KI-Schritten ist der Normalfall, sobald Frage 1 mit Ja und Frage 3 mit Nein beantwortet ist. Ein Agent kommt erst in Frage, wenn Frage 3 mit Ja beantwortet ist und Frage 4 beherrschbar bleibt. „Nichts verändern“ gewinnt, wenn die Vollkosten (Integration, Schulung, Betrieb, Abhängigkeiten, Erweiterbarkeit) den bezifferten Engpass übersteigen. Vor der Empfehlung eines KI-Agenten gehört die Prüfung, ob ein fester Ablauf reicht.

Wie weit ist die Agenten-Welle, und was beweist sie?

Laut Bitkom (Bitkom, 2026 Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, 14.09.2026) setzen 11 Prozent solche Agenten schon ein, 29 Prozent planen den Einsatz und 31 Prozent diskutieren ihn. Die Werte beziehen sich auf Unternehmen, die KI nutzen oder deren Einsatz planen beziehungsweise diskutieren, nicht auf alle. Die Zahlen belegen Interesse. Ob ein Agent mehr nützt als ein fester Ablauf, belegen sie nicht.

Gartner schätzt laut silicon.de (25.06.2025), dass von den Tausenden Anbietern lediglich rund 130 tatsächlich authentische agentenbasierte KI-Technologien anbieten. Gartner-Analystin Anushree Verma sagt in der Wiedergabe von silicon.de, viele heute als agentenbasiert positionierte Anwendungsfälle erforderten keine agentenbasierten Implementierungen. Ich erwarte deshalb, dass hinter vielen Angeboten mit dem Wort „Agent“ ein fester Ablauf steckt. Das ist eine Vermutung, die Ihr gezeichnetes Blatt in Minuten prüft.

Aus meiner Sicht gehört zu einer Agenten-Empfehlung eine Rechnung für Ihren konkreten Prozess: Welcher Engpass wird beziffert, und was kostet die Lösung im Vergleich zu einem festen Ablauf? Eine allgemeine Branchenzahl ersetzt diese Rechnung nicht, und die Zahlen aus der Bitkom-Befragung zeigen, wie verbreitet das Interesse ist, nicht, was ein Agent in Ihrem Betrieb einspart.

Womit können Sie am Montag anfangen?

Wählen Sie einen Prozess und lassen Sie ihn von dem Mitarbeiter zeichnen, der ihn täglich bearbeitet. Markieren Sie die Stellen, an denen er nachdenken muss. Zählen Sie danach, an wie vielen davon der nächste Schritt von einem Zwischenergebnis abhängt. Bleibt die Zahl bei null, haben Sie einen Kandidaten für den festen Ablauf. Bleibt auch der Engpass unbeziffert, ist „nichts verändern“ Ihre Entscheidung, und die lässt sich gegenüber Gesellschaftern sachlich vertreten.

Halten Sie vor jedem Start Messkriterien fest und prüfen Sie das System auch noch nach einigen Monaten im Alltag.